Gedrags- en Integriteitscode

Inleiding
Onderhavige Gedrags- en integriteitscode IKL betreft een actualisatie van de eerder, in maart 2009 opgestelde Integriteitscode IKL. Natuurlijk bestonden er bij IKL ook voordat deze integriteitscode werd opgesteld, al – impliciet – waarden, normen en regels, waaraan de medewerkers zich houden.
Toch hebben we ervoor gekozen om, weliswaar beknopt, ons integriteitsbeleid in deze Gedrags- en integriteitscode vast te leggen.
Niet als een soort motie van wantrouwen, maar als handvat; bij twijfel wijst hij ons in de goede richting.
En voor de buitenwacht maakt hij helder waar wij voor staan.

Gedrags- en integriteitscode IKL

Open, respectvol en eerlijk
De stichting IKL vervult een belangrijke maatschappelijke taak bij de zorg voor natuur, erfgoed en landschap en het betrekken van mensen hierbij. Wij werken bij IKL ook met maatschappelijk kapitaal. Niet alleen met publiek en privaat geld, maar evenzeer met onze klanten en al die mensen die zich op vrijwillige basis inzetten voor het behoud en herstel van hun leefomgeving.

In alle openheid
Met de aan de stichting IKL toevertrouwde middelen én mensen willen we zorgvuldig en betrouwbaar omgaan. In alle openheid met elkaar én met de buitenwacht. We weten dat we zichtbaar zijn in het landschap en leggen rekenschap af over onze activiteiten. Wanneer we vragen krijgen over ons werk hebben we daar antwoord op. Voor die verantwoordelijkheid lopen we niet weg.
Ook omdat onze projectpartners, financiers en opdrachtgevers ons deze verantwoordelijkheid toebedeeld hebben. Dat werk wordt ons gegund op basis van onze professionaliteit en in vertrouwen. Dat is ook wederkerig. In die zin gaan we niet alleen eerlijk en respectvol om met de aan ons toebedeelde steun en middelen. Maar we zijn in die zin ook respectvol én eerlijk, naar elkaar en naar anderen.
Deze eerlijke, respectvolle en open omgang met elkaar en anderen (klanten) is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Wanneer je trouw aan jezelf en anderen bent, wordt dat samengevat met de term integer.
Met deze code maken we aan elkaar duidelijk waarvoor we staan en waarop we aangesproken kunnen worden.
We vertrouwen erop dat onze collega’s, directie, Raad van Toezicht en relaties zich er ook aan houden en volgens deze code handelen.

Integriteit, wat is dat?
In beperkte zin wordt het soms uitgelegd als het afwezig zijn van fraude en corruptie.
Als je strikt en rechtlijnig in het uitleggen van regels bent, is dat dan ook integer? Niet per definitie.
Integriteit heeft óók te maken met een besef van normen en waarden, met fatsoen, respect en oog voor de belangen van de ander.
Het gaat dus óók om waarden die niet in regels te vatten zijn, maar die we kunnen omschrijven in bewoordingen als collegiaal, betrouwbaar en klantgericht. Maar ook objectief in de zin dat we niemand bevoor- of benadelen.
Het gaat ook om zorgvuldig met elkaar en anderen omgaan. Zeker als het gaat om persoonlijke of gevoelige informatie, dan zijn we daar zorgvuldig mee.
Bij integriteit gaat het om de juiste afweging bij lastige kwesties of dilemma’s.
Als je integer bent, voel je je verantwoordelijk voor je werk, ben je onkreukbaar en betrouwbaar: We geven onze waarden niet zomaar op als ons dat toevallig goed of beter uitkomt. In die gevallen houden we onze rug recht.
De aan ons toebedeelde verantwoordelijkheid houdt dan ook een onkreukbare houding in.
Al met al is integriteit een persoonlijke eigenschap. Wie integer is, heeft geen dichtgetimmerd wetboek met geboden en verboden nodig.

Het positieve in elk mens
In dit opzicht gaan we bij IKL uit van het positieve in elk mens. We zien onze medewerkers als moreel verantwoordelijke en professionele personen, die zelf van geval tot geval risico’s en kwetsbaarheden kunnen inschatten.
We vermijden in die zin dan ook situaties waarin de schijn zich tegen onszelf óf tegen IKL zou kunnen keren.
In deze code hebben we ons daarom voornamelijk beperkt tot richtlijnen. Daarmee is deze code vooral een hulpmiddel om de juiste keuze te maken als je twijfels hebt bij een dilemma.

Wat betekent dit nu in de praktijk?

We houden de relaties zakelijk
 We zijn ons bewust van het vertrouwen dat mensen in ons en onze organisatie stellen. Een professionele houding is belangrijk;
 We nemen geen geschenken aan;
 We scheppen geen verwachtingen bij relaties en leveranciers;
 We voorkomen belangenverstrengeling;
 We vermijden risico’s voor IKL.

Relatiegeschenken en uitnodigingen
We nemen bij IKL geen relatiegeschenken aan. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelatie die we met aannemers en leveranciers nastreven. Bovendien scheppen we daar verwachtingen mee. Uitnodigingen voor uitstapjes, niet aan het werk gerelateerde excursies, bedrijfsbezoeken of evenementen overleggen we altijd eerst met de leidinggevenden. Bij uitzondering nemen we hieraan deel.

Voordeel
We gebruiken de relatie met leveranciers of klanten van IKL niet om daar persoonlijk voordeel uit te halen. We houden privé en zakelijk gescheiden, dus we vermengen de rol van opdrachtgever niet met de rol van klant. Dat betekent dat we privé geen goederen of diensten afnemen bij een bedrijf waarmee ook IKL zaken doet of in een recent verleden zaken deed. Als dat toch gebeurt, dan alleen tegen marktconforme prijzen en normale voorwaarden.

Extra klusje
Het spreekt voor zich dat we vriendelijk en respectvol met onze partners en opdrachtgevers omgaan. We houden de relatie met de partners en opdrachtgevers echter wel zakelijk. We voeren ons werk zo goed mogelijk uit en nemen hiervoor geen fooi aan.
We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling. Buiten onze functie bij IKL bekleden we, zonder toestemming van de leidinggevende, daarom geen functie bij een concurrent of opdrachtgever.

Contracten en opdrachtverlening
Het inkopen van goederen en diensten, maar ook opdrachtverlening door IKL aan derden gebeurt eerlijk, zorgvuldig en transparant, zodat we de beste kwaliteit tegen de beste prijs verkrijgen.
Contracten worden niet toegekend op basis van persoonlijke voorkeur. Dit geldt ook voor onderhandse aanbestedingen. We weten dat we hierop aangesproken kunnen worden en gaan deze verantwoordelijkheid dan ook niet uit de weg.
Bij aanbestedingen volgen wij de aanbestedingsrichtlijnen van provincie Limburg.

Omgang met elkaar
 We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen;
 We zijn open en eerlijk tegen elkaar;
 Collega’s behandelen we als klanten: voor een goede samenwerking zijn we
aangewezen op een dienstbare houding aan elkaar;
 We doen niet ‘alsof’ tegen elkaar, we veinzen niet;
 Geheime of dubbele agenda’s zijn taboe: het werkt alleen maar achterdocht en
wantrouwen in de hand. Dat moeten we niet willen;
 We hebben een hekel aan roddel en achterklap of zwartmakerij;
 We maken geen discriminerende of seksistische opmerkingen;
 Persoonlijke of gevoelige informatie over opdrachtgevers, relaties of collega’s gebruiken we zorgvuldig en zuiver functioneel voor het werk;
 We spreken collega’s aan op ongewenst, niet-integer gedrag.

Respect
We behandelen onze partners, opdrachtgevers en collega’s met respect, zoals we zelf ook behandeld willen worden. We zijn vriendelijk en beleefd. We praten niet achter iemands rug over hem of haar. Ook respecteren we dat we niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie en seksisme zijn onacceptabel.
Omgang met vrijwilligers
IKL werkt volgens het door ons vastgestelde en landelijk goedgekeurde plan van aanpak Arbo en vrijwilligerswerk. Dit wordt thans geactualiseerd, deze actualisatie zal rond de zomer van 2017 gereed zijn. Voor de omgang met vrijwilligers is een afzonderlijk beleidsplan opgesteld. Voor wat betreft omgang met kwetsbare groepen (kinderen) is eveneens afzonderlijk beleid vastgesteld. Ook voor specifieke doelgroepen / activiteiten als maatschappelijke stages is een plan van aanpak opgesteld.

Gedragscode Natuurbeheer
Bij uitvoeringswerkzaamheden maken wij inderdaad gebruik van de Gedragscode Natuurbeheer 2016-2021. Dit houdt onder meer in dat wij ons houden aan de bepalingen in de Flora- en Fauna-wet.
Hoewel dit meer een inhoudelijke gedragscode betreft, die minder in lijn is met de rest van dit document, lijkt het ons goed om hieraan te refereren. Met name voor de kwaliteit van ecologische doelstellingen en verantwoording richting onze partners en opdrachtgevers is de Gedragscode Natuurbeheer van belang.

Initiatief nemen
We denken actief mee en nemen onze verantwoordelijkheid om ons werk beter te kunnen doen of de partner of opdrachtgever beter te helpen. Dit is dus niet alleen een taak van de leidinggevenden. Bij de uitvoering van de diensten van de organisatie denken we vanzelfsprekend ook vooruit over de mogelijke gevolgen voor een collega, partner of opdrachtgever. De missie van IKL is dat wij landschap bewust willen laten (be)leven. De kennis die we in huis hebben, stellen we ten dienste aan de verbindende, of bemiddelende en uitvoerende rollen die IKL heeft.

Samenwerken
We zijn loyaal aan de organisatie waarvoor we werken en dienen de belangen vanuit onze functies. We staan klaar voor collega’s en proberen elkaar vooruit te helpen. We schuiven vraagstukken niet door naar een ander omdat ons dat beter uitkomt. We zoeken actief de samenwerking met anderen op. Bovendien wijzen we anderen, vanuit de eigen positie en deskundigheid, op de mogelijkheden die mensen hebben en de eventuele risico’s die zij lopen.
Interne en externe klantgerichtheid
We komen afspraken na, zowel met opdrachtgevers en relaties als met collega’s. We willen voor hen een betrouwbare partner zijn, met wie het goed zaken doen is.

Andere keuzes
In beginsel houden we ons en elkaar aan afgesproken procedures en werkwijzes. Deze zullen en kunnen we ook altijd uitleggen aan de partner of opdrachtgever die daarom vraagt. Een open houding is hiervoor fundamenteel. We zorgen dat we iedereen recht in de ogen kunnen kijken en verschuilen ons niet achter regels en durven andere keuzes te maken als de situatie daar om vraagt.
We blijven in die zin ook integer handelen wanneer dat bepaalde nadelen, spanningen of conflicten met zich mee kan brengen.
Het spreekt voor zich dat we dit doen in collegiaal overleg en in alle openheid.

Privacy
We respecteren de privacy van collegae, klanten, partners en opdrachtgevers. We zijn trots op ons werk en dragen dat ook uit. Vertrouwelijke informatie over onze partners, opdrachtgevers, relaties of collega’s gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. We gaan dus zorgvuldig om met deze informatie en zorgen er dan ook voor dat onbevoegden er niet bij kunnen.
Aanspreken
We spreken elkaar aan op ongewenst of niet-integer gedrag. Ongewenst gedrag kan de sfeer negatief beïnvloeden. Het is daarom beter om mét elkaar te praten in plaats van over elkaar.
We staan open voor het geven en ontvangen van goedbedoelde adviezen en opbouwende kritiek. Kritiek heeft onder meer betrekking op wat we doen, niet op wie we zijn of hoe we zijn.
Bij onze organisatie hoort een positieve basishouding. Dat komt het werk alleen maar ten goede. Dat geldt voor de relatie met partners en opdrachtgevers, maar zeker ook met collega’s.

Gebruik van bedrijfsmiddelen
 We gaan zorgvuldig om met bedrijfseigendommen;
 We gebruiken bedrijfsmiddelen als auto’s, gereedschap e.d. niet voor privé-zaken, anders dan
in de zin zoals ook vrijwilligers van onze materialen gebruik maken;
 Privé-aangelegenheden regelen we zo veel mogelijk buiten werktijd.

Werktijd
Afspraken met huisarts en tandarts maken we zo veel mogelijk buiten werktijd.

Telefoon, e-mail en internet
Iedereen voert wel eens een privé-telefoongesprek bij IKL, en iedereen stuurt op het werk wel eens een privé e-mail. Op zich geen probleem, zolang het heel beperkt voorkomt en het dagelijkse werk er niet onder lijdt. Dat geldt ook voor het privé-gebruik van internet. We vallen elkaar niet lastig met ‘goed-bedoelde spam’ als deze informatie niet ter zake is.

Melden van vermeende misstanden

Heb je het vermoeden van een misstand of zie je iets gebeuren wat in strijd is met deze integriteitscode?
Bij IKL vinden we het van belang dat meldingen hierover soepel en langs transparante lijnen verlopen.
Probeer in eerste instantie de betrokken collega hierover zelf aan te spreken. Hierbij is het in ieder geval van belang dat de kwestie beperkt wordt tot daadwerkelijk plaatsgevonden feiten. Vind je dat moeilijk of gaat het om een grotere kwestie dan kun je het geval ook melden bij je directe leidinggevende of bij de directie.
Als je je belemmerd voelt om een mogelijke misstand openlijk te bespreken kun je terecht bij de vertrouwenspersoon.